# Més de deu anys construint el sistema operatiu d'una gestoria https://www.mecexis.com/ca/projectes/babia-one/ Clients, feina, nòmines, fitxatges, documents i facturació en una sola plataforma, on cada persona veu exactament el que li toca. **Gestoria Babià** des del 2013 gestiona la seva activitat amb **Babià One** , la plataforma que Mecexis desenvolupa per a ella i que ha crescut al mateix ritme que el despatx. Avui és el lloc on viuen la relació amb cada client, la feina de l'equip, les nòmines, els fitxatges, els documents, les firmes i, des del 2026, la facturació completa amb Veri\*factu. Una dècada després continua en producció cada dia. I segueix en construcció. ## Una gestoria és moltes empreses alhora Cada client porta la fitxa, els treballadors, els terminis i els documents Una gestoria administra la vida fiscal i laboral dels altres. Cada empresa client és un petit món: dades fiscals, serveis contractats, treballadors amb les seves nòmines i els registres de jornada, factures, documents que van i vénen. I al voltant de cada món hi ha persones que necessiten veure coses diferents. El gerent vol consultar les factures de la vostra empresa i les nòmines de la vostra gent; el treballador, la nòmina i els fitxatges; l'equip de la gestoria ho necessita veure-ho tot. Gestoria Babià acompanya avui més de 300 empreses actives, i per Babià One n'han passat més de 800 des del 2013. Quan Mecexis va començar a treballar amb ella el 2013, aquesta realitat es repartia com a gairebé tots els despatxos del sector: el correu per parlar amb el client, les carpetes compartides per als documents, una ho fa a part i una app de fitxatge que no sabia res de la resta. No cercaven un portal més. Buscaven un soci que entengués com treballa una gestoria i hi construís, peça a peça i durant anys, el sistema que el mercat no oferia. ## El problema no era una eina, eren cinc que no es parlaven Facturar, gestionar documents, controlar la feina i atendre el client no haurien de ser quatre feines diferents Cada dada es tecleja diverses vegades. Un client pregunta per correu on és la factura i algú la busca, l'adjunta i l'envia. Quan un treballador vol saber les hores del mes, truca. Res d'això no és una decisió puntual: és el cost diari d'una operació partida a trossos. La facturació n'era l'exemple més clar. Fins fa poc, les factures de la gestoria es generaven en un programa a part i l'equip les pujava a mà, client a client i mes a mes, a la carpeta compartida del cloud perquè les empreses les pogués veure al seu portal. Funcionava, però cada mes era la mateixa feina mecànica, i el sistema no sabia quin servei tenia contractat cada client ni a quin preu: només veia un PDF. A la fragmentació se li sumaven dues pressions que no deixaven de créixer. La normativa, per una banda: el registre obligatori de jornada i, més tard, Veri\*factu van convertir en requisit legal allò que abans era una bona pràctica. Gestoria Babià el va veure venir i va decidir convertir-lo en argument comercial: oferir als clients el registre de jornada i el portal dels seus empleats com a part del servei, cosa que altres despatxos no donaven. I la sensibilitat de les dades, de l'altra: una gestoria maneja IBAN, NIF, nòmines i documents fiscals de tercers, i qualsevol accés, descàrrega o correcció s'ha de poder explicar després. El repte era connectar el recorregut complet d'un servei de gestoria, des de definir què es presta a cada client fins a cobrar-lo, sense que la plataforma simplifiqués de més una realitat que no és simple. ## Tota la gestoria en un sol lloc Babià One organitza tota l'activitat al voltant d'una idea senzilla: cada client té una fitxa, i tota la resta en penja. Persones físiques i jurídiques, grups, clients esporàdics, empleats, dades fiscals, adreça, forma de pagament, IBAN. A partir d'aquí, serveis, contractes, tasques, factures i documents comparteixen context i ningú no torna a introduir la mateixa dada dues vegades. ### Un portal per a cada empresa i un altre per a cada treballador El gerent de cada client entra al seu portal i troba les factures de la gestoria, les nòmines dels seus empleats, les activitats, les comunicacions, les sol·licituds de signatura i un cloud documental compartit amb Gestoria Babià on les dues parts deixen i recullen els arxius de la relació. Cada treballador té el seu propi accés, i des d'ell fitxa, consulta els registres de jornada i en descarrega les nòmines. Res més. Ni l'empresa veu allò del despatx, ni el treballador veu allò de l'empresa. ### Treball, nòmines i fitxatges al mateix flux Llistes, tasques, responsables, venciments, comentaris i temps registrat organitzen el dia de l'equip i queden vinculats al client i servei que es factura. Les nòmines s'importen cada nit des dels fitxers del despatx, guarden l'històric de cada canvi i avisen el client. Els empleats fitxen des del mòbil amb geolocalització validada per centre de treball i qualsevol correcció deixa rastre: l'historial és immutable. ### Del contracte al cobrament sense sortir de la plataforma La darrera gran peça, i la que va tancar el cercle. El catàleg defineix els serveis, recurrents i esporàdics, amb el preu, l'IVA i l'IRPF. Els contractes fixen les condicions de cada client. I cada mes, un procés automàtic genera els conceptes que toca facturar, comptant fins i tot les nòmines del període quan el servei es cobra per treballador. Des d'aquí, Babià One agrupa conceptes en pressupostos, emet factures i rectificatives amb numeració per sèries, envia cada registre a Veri\*factu i cobra tant en línia amb Stripe com per remesa bancària SEPA. On abans hi havia un PDF pujat a mà cada mes, ara hi ha un fil continu de la feina feta als diners en compte. ### Què passa per sota mentre l'equip treballa Els conceptes facturables es generen sols cada mes. Un document nou al cloud avisa el client l'endemà. Les comunicacions recurrents surten per grups de clients amb la freqüència fixada. Els enviaments a Veri\*factu es reintenten quan l'AEAT no respon. I cada divendres l'equip rep un resum de tasques i hores de la setmana sense que ningú no ho prepari. ### Saber sempre què va passar, qui ho va fer i quan Cada inici de sessió, descàrrega, exportació i accés a dades sensibles es registra en un log immutable encadenat criptogràficament, i els models principals guarden el seu historial de canvis. L'automatització treu feina repetitiva; la traçabilitat garanteix que treure feina no signifiqui perdre el control. ## Intel·ligència artificial per a una gestoria: llegir, transcriure i resumir La IA s'ocupa dels documents i els enregistraments; l'equip conserva el criteri La intel·ligència artificial a Babià One entra on de debò estalvia teclejar. En donar d'alta un client, l'equip apuja el document d'identitat i la documentació fiscal i un model d'IA (Gemini) extreu nom, NIF, domicili o raó social per precarregar el formulari. La persona revisa i guarda: allò que era una estona copiant dades es converteix en una comprovació. En el dia a dia, una reunió o una trucada amb el client s'enregistra des del mateix navegador, es transcriu i es resumeix automàticament en una activitat revisable, amb assistents, data, tasques i notes internes. Ningú no pren acta ni passa apunts a net després. Darrere hi ha una decisió d'enginyeria: els serveis d'IA són intercanviables per configuració (Gemini o Gladia per a la transcripció, Gemini per a l'extracció i el resum), amb un mode de desenvolupament que no fa cap trucada externa. Així, el despatx no queda lligat a un proveïdor i cap prova toca dades reals. La IA llegeix i resumeix; l´equip de Gestoria Babià conserva el criteri i la relació amb el client. És la mateixa regla que apliquem en tots els nostres projectes: la tecnologia fa la feina repetitiva i les persones prenen les decisions. ## Més de deu anys en producció sense tornar a començar des de zero El programari a mesura que no envelleix és el que mai no deixa de construir-se Hem vist sistemes propis que van ser pioners al seu dia i van acabar convertits en un llast perquè ningú els va tocar durant vint anys. Babià One evita aquesta destinació de l'única manera possible: evolucionant en cicles curts, amb cada funcionalitat definida i documentada abans de construir-se i un registre de canvis per versió, sense interrompre mai l'activitat del despatx. La plataforma està construïda amb Django i renderitzat a servidor, amb Pug, SASS, HTMX i Alpine.js per a una interfície àgil sense carregar un frontend pesat. És multiidioma i aplicació web progressiva: l'equip la fa servir des de l'escriptori i els clients i treballadors la instal·len al mòbil com una app més. Les pantalles de gestió es recolzen en el sistema propi de Mecexis per a llistats, filtres i formularis, el mateix que refinem projecte a projecte. Per sota, Docker sobre Hetzner amb PostgreSQL, Redis, Syncthing per al cloud documental i treballadors amb cues separades per a tasques generals, PDFs, remeses i Veri\*factu. La generació de documents, els fitxers bancaris, les trameses a l'AEAT, les extraccions amb IA i les transcripcions corren en segon pla: mentre el sistema treballa, les persones segueixen treballant. El desplegament és continu a partir de tags a GitHub Actions. Una decisió d'arquitectura mereix una menció a part: la facturació viu en un mòdul aïllat, amb els seus contactes, factures i Veri\*factu, sense dependències de la resta del projecte i preparat per reutilitzar-se en altres productes de Mecexis. El més difícil de construir es construeix una vegada. ## Babià One en números Més d'una dècada de confiança i evolució continua al costat de Gestoria Babià. - +800: Clients gestionats - +10: Mòduls connectats - 2013: Primera versió ## Una base per continuar sumant Cada nova necessitat entra al mateix fil Babià One és modular per disseny: serveis, contractes, tasques, facturació, nòmines, documents, comunicacions i firmes comparteixen la mateixa base de clients i permisos. Això permet continuar afegint automatitzacions i capacitats sense que l'operació es torni a partir a trossos, que era el problema de partida. I no només per a Gestoria Babià: peces com el mòdul de facturació ja estan a punt per viure en altres productes de Mecexis. Més de deu anys d'un projecte a mida no només han resolt la gestió d'un despatx i han deixat peces que valen per als següents.