Babià One
Más de diez años construyendo el sistema operativo de una gestoría
Clientes, trabajo, nóminas, fichajes, documentos y facturación en una sola plataforma, donde cada persona ve exactamente lo que le toca.
Gestoría Babià lleva desde 2013 gestionando su actividad con Babià One, la plataforma que Mecexis desarrolla para ella y que ha crecido al mismo ritmo que el despacho. Hoy es el lugar donde viven la relación con cada cliente, el trabajo del equipo, las nóminas, los fichajes, los documentos, las firmas y, desde 2026, la facturación completa con Veri*factu. Una década después sigue en producción cada día. Y sigue en construcción.
Una gestoría es muchas empresas a la vez
Cada cliente trae su ficha, sus trabajadores, sus plazos y sus documentos
Una gestoría administra la vida fiscal y laboral de otros. Cada empresa cliente es un pequeño mundo: datos fiscales, servicios contratados, trabajadores con sus nóminas y sus registros de jornada, facturas, documentos que van y vienen. Y alrededor de cada mundo hay personas que necesitan ver cosas distintas. El gerente quiere consultar las facturas de su empresa y las nóminas de su gente; el trabajador, su nómina y sus fichajes; el equipo de la gestoría lo necesita ver todo.
Gestoría Babià acompaña hoy a más de 300 empresas activas, y por Babià One han pasado más de 800 desde 2013. Cuando Mecexis empezó a trabajar con ella en 2013, esa realidad se repartía como en casi todos los despachos del sector: el correo para hablar con el cliente, las carpetas compartidas para los documentos, una hoja de cálculo para saber qué se cobra a quién, un programa de facturación aparte y una app de fichaje que no sabía nada del resto.
No buscaban un portal más. Buscaban un socio que entendiera cómo trabaja una gestoría y construyera con ellos, pieza a pieza y durante años, el sistema que el mercado no ofrecía.
El problema no era una herramienta, eran cinco que no se hablaban
Facturar, gestionar documentos, controlar el trabajo y atender al cliente no deberían ser cuatro trabajos distintos
Cada dato se teclea varias veces. Un cliente pregunta por correo dónde está su factura y alguien la busca, la adjunta y la envía. Cuando un trabajador quiere saber sus horas del mes, llama. Nada de eso es un fallo puntual: es el coste diario de una operación partida en pedazos.
La facturación era el ejemplo más claro. Hasta hace poco, las facturas de la gestoría se generaban en un programa aparte y el equipo las subía a mano, cliente a cliente y mes a mes, a la carpeta compartida del cloud para que cada empresa pudiera verlas en su portal. Funcionaba, pero cada mes era el mismo trabajo mecánico, y el sistema no sabía qué servicio tenía contratado cada cliente ni a qué precio: solo veía un PDF.
A la fragmentación se le sumaban dos presiones que no dejaban de crecer. La normativa, por un lado: el registro obligatorio de jornada y, más tarde, Veri*factu convirtieron en requisito legal lo que antes era una buena práctica. Gestoría Babià lo vio venir y decidió convertirlo en argumento comercial: ofrecer a sus clientes el registro de jornada y el portal de sus empleados como parte del servicio, algo que otros despachos no daban. Y la sensibilidad de los datos, por otro: una gestoría maneja IBAN, NIF, nóminas y documentos fiscales de terceros, y cualquier acceso, descarga o corrección tiene que poder explicarse después.
El reto era conectar el recorrido completo de un servicio de gestoría, desde definir qué se presta a cada cliente hasta cobrarlo, sin que la plataforma simplificara de más una realidad que no es simple.
Toda la gestoría en un solo sitio
Babià One organiza toda la actividad alrededor de una idea sencilla: cada cliente tiene una ficha, y todo lo demás cuelga de ella. Personas físicas y jurídicas, grupos, clientes esporádicos, empleados, datos fiscales, dirección, forma de pago, IBAN. A partir de ahí, servicios, contratos, tareas, facturas y documentos comparten contexto y nadie vuelve a introducir el mismo dato dos veces.
Inteligencia artificial para una gestoría: leer, transcribir y resumir
La IA se ocupa de los documentos y las grabaciones; el equipo conserva el criterio
La inteligencia artificial en Babià One entra donde de verdad ahorra teclear. Al dar de alta un cliente, el equipo sube su documento de identidad y su documentación fiscal y un modelo de IA (Gemini) extrae nombre, NIF, domicilio o razón social para precargar el formulario. La persona revisa y guarda: lo que era un rato copiando datos se convierte en una comprobación.
En el día a día, una reunión o una llamada con el cliente se graba desde el propio navegador, se transcribe y se resume automáticamente en una actividad revisable, con asistentes, fecha, tareas y notas internas. Nadie toma acta ni pasa apuntes a limpio después.
Detrás hay una decisión de ingeniería: los servicios de IA son intercambiables por configuración (Gemini o Gladia para la transcripción, Gemini para la extracción y el resumen), con un modo de desarrollo que no hace ninguna llamada externa. Así el despacho no queda atado a un proveedor y ninguna prueba toca datos reales. La IA lee y resume; el equipo de Gestoría Babià conserva el criterio y la relación con el cliente. Es la misma regla que aplicamos en todos nuestros proyectos: la tecnología hace el trabajo repetitivo y las personas toman las decisiones.
Más de diez años en producción sin volver a empezar desde cero
El software a medida que no envejece es el que nunca deja de construirse
Hemos visto sistemas propios que fueron pioneros en su día y acabaron convertidos en un lastre porque nadie los tocó durante veinte años. Babià One evita ese destino de la única forma posible: evolucionando en ciclos cortos, con cada funcionalidad definida y documentada antes de construirse y un registro de cambios por versión, sin interrumpir nunca la actividad del despacho.
La plataforma está construida con Django y renderizado en servidor, con Pug, SASS, HTMX y Alpine.js para una interfaz ágil sin cargar un frontend pesado. Es multiidioma y aplicación web progresiva: el equipo la usa desde el escritorio y los clientes y trabajadores la instalan en el móvil como una app más. Las pantallas de gestión se apoyan en el sistema propio de Mecexis para listados, filtros y formularios, el mismo que refinamos proyecto a proyecto.
Por debajo, Docker sobre Hetzner con PostgreSQL, Redis, Syncthing para el cloud documental y trabajadores con colas separadas para tareas generales, PDFs, remesas y Veri*factu. La generación de documentos, los ficheros bancarios, los envíos a la AEAT, las extracciones con IA y las transcripciones corren en segundo plano: mientras el sistema trabaja, las personas siguen trabajando. El despliegue es continuo a partir de tags en GitHub Actions.
Una decisión de arquitectura merece mención aparte: la facturación vive en un módulo aislado, con sus contactos, facturas y Veri*factu, sin dependencias del resto del proyecto y preparado para reutilizarse en otros productos de Mecexis. Lo más difícil de construir se construye una vez.
Babià One en números
Más de una década de confianza y evolución continua junto a Gestoría Babià.
-
+800
Clientes gestionados
-
+10
Módulos conectados
-
2013
Primera versión
Una base para seguir sumando
Cada nueva necesidad entra en el mismo hilo
Babià One es modular por diseño: servicios, contratos, tareas, facturación, nóminas, documentos, comunicaciones y firmas comparten la misma base de clientes y permisos. Eso permite seguir añadiendo automatizaciones y capacidades sin que la operación vuelva a partirse en pedazos, que era el problema de partida.
Y no solo para Gestoría Babià: piezas como el módulo de facturación ya están listas para vivir en otros productos de Mecexis. Más de diez años de un proyecto a medida no solo han resuelto la gestión de un despacho, han dejado piezas que valen para los siguientes.
